Apa saja perbedaan HRD dan personalia? Mengapa perusahaan-perusahaan saat ini membuka lowongan pekerjaan untuk kedua posisi tersebut?
Sebagian besar dari Anda mungkin masih belum mengetahui apa saja perbedaan antara HRD dan personalia. Meskipun keduanya memiliki hubungan untuk mengelola karyawan, akan tetapi HRD dan personalia memiliki tugas serta fungsi yang berbeda.
Apakah Anda ingin memahami lebih lanjut apa perbedaan HRD dengan personalia? Silakan simak pembahasan yang akan Sodexo sampaikan melalui artikel ini secara mendalam.
Pengertian HRD
HRD atau yang kepanjangannya adalah Human Resource Department merupakan divisi yang berfungsi untuk mengelola Sumber Daya Manusia (SDM). Maksud dari mengelola SDM ini adalah HRD harus memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja yang cukup dan memadai untuk dapat membangun perusahaan bersama-sama.
Anda tentu sangat memahami betapa pentingnya tenaga kerja di dalam sebuah perusahaan, bukan? Dengan adanya HRD, mereka akan memastikan bahwa tenaga kerja yang bekerja untuk perusahaan Anda telah melalui proses penilaian hingga pelatihan demi menunjang performa kerja yang baik.
Tanggung Jawab dan Tugas HRD
Di bawah ini, ada 3 tugas utama dan fungsi HRD yang perlu Anda ketahui, yaitu:
1. Recruitment
Tugas pertama dari pekerjaan HRD di sebuah perusahaan adalah rekrutmen. HRD memiliki tugas untuk mencari tenaga kerja dan seleksi tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Dalam mencari karyawan terbaik, HRD bertugas untuk melakukan proses seleksi, interview, asesmen assessment, sebelum akhirnya memutuskan bahwa pelamar memiliki kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tentu saja, tugas ini tidaklah mudah karena HRD memegang tanggung jawab yang besar dalam menentukan apakah pelamar tersebut benar-benar memiliki potensi yang baik untuk bekerja di perusahaan Anda.
Baca Juga: 7 Cara Mengatasi Karyawan yang Tidak Disiplin
2. Evaluasi Kinerja
Salah satu tugas divisi HRD juga memiliki peranan dalam mengevaluasi kinerja karyawan yang sudah bekerja di perusahaan Anda. Tahapan penilaian kinerja ini akan berdampak pada keputusan kenaikan gaji atau jenjang karier karyawan.
3. Pemberian Training
HRD juga memiliki tugas untuk memberikan training kepada karyawan, baik yang baru atau lama, agar mereka dapat memiliki performa kerja yang maksimal. Training yang diberikan biasanya berupa pelatihan untuk pengembangan skill ataupun pengetahuan.
Pengertian Personalia
Setelah memahami apa itu HRD, maka sekarang kita beralih ke pengertian personalia. Jadi, apa itu personalia dan apa saja tugas-tugas yang mereka jalankan?
Personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola SDM untuk berbagai urusan yang terkait dengan bidang administratif. Jika dibandingkan, HRD mengelola SDM secara berhubungan langsung dengan karyawan sedangkan personalia lebih ke bagian administratif seperti gaji, surat perjanjian kerja, dan penyusunan database karyawan.
Baca Juga: 4 Cara Meningkatkan Kinerja Karyawan
Tugas dan Tanggung Jawab Personalia
Berikut ini, Anda akan memahami lebih dalam mengenai tugas-tugas serta fungsi personalia, yaitu diantaranya:
1. Membuat Surat Perjanjian Kerja Karyawan
Tugas pertama dari personalia adalah membuat surat perjanjian kerja karyawan. Apabila divisi HRD telah menetapkan siapa saja pelamar yang diterima untuk bekerja di perusahaan Anda, maka tugas personalia adalah membuat surat perjanjian kerja sesuai dengan ketentuan yang telah mencapai kesepakatan antara calon karyawan dan HRD.
Selain surat perjanjian kerja untuk calon karyawan, personalia juga tentu saja mengurus segala surat-surat yang berhubungan dengan karyawan. Surat-surat tersebut seperti surat resign, pembaruan surat kontrak kerja, dan lainnya.
2. Mengelola Database Karyawan
Personalia juga bertanggung jawab untuk mengelola database karyawan seperti CV, hasil asesmen assessment, dan lainnya. Pengelolaan database ini bisa dilakukan baik secara hardcopy maupun softcopy, sesuai dengan ketentuan perusahaan.
3. Mengelola Gaji Karyawan
Tugas terakhir dari personalia adalah mengelola gaji karyawan. Personalia juga akan melihat apakah diperlukan adanya pemotongan gaji sesuai dengan jadwal kehadiran karyawan.
Perbedaan HRD dan Personalia
Berdasarkan pembahasan mengenai pengertian dan tugas dari HRD dan personalia, banyak orang menganggap kedua istilah tersebut sama. Sebenarnya HRD dan personalia memiliki perbedaan yang cukup terlihat. Personalia merujuk pada departemen yang bertanggung jawab untuk menjalankan serangkaian tugas pengelolaan sumber daya manusia (SDM), terutama dalam hal administrasi. Berikut ini adalah beberapa bedanya HRD dan personalia secara singkat yaitu:
- HRD lebih pada masalah perekrutan sementara personalia lebih kepada kegiatan administratif mengenai karyawan.
- Ruang lingkup kerja personalia meliputi pencatatan kehadiran karyawan, pengarsipan dokumen-dokumen pekerjaan, sistem penggajian karyawan, dan perhitungan tunjangan.
- Sementara ruang lingkup kerjanya HRD mencakup employee services, pelatihan dan pengembangan karyawan, menjaga hubungan kerja serta retensi karyawan terhadap perusahaan, penilaian kinerja karyawan.
Baca Juga: Bagaimana Cara Efektif untuk Memotivasi Karyawan?
Jadi, itulah informasi yang dapat Sodexo berikan mengenai perbedaan HRD dan personalia yang perlu Anda ketahui sebagai pemilik perusahaan. Jangan lupa untuk melihat produk voucher belanja Sodexo ePass yang dapat digunakan di lebih dari 380 merchant dan 21.000 outlet apabila Anda ingin memberikan program reward bagi karyawan teladan untuk meningkatkan motivasi kerja mereka.
