©unsplash
Delegasi wewenang adalah bentuk kepercayaan atasan kepada karyawan di bawahnya. Oleh karena itu, wajar saja apabila terjadi delegasi wewenang atau tugas selama bekerja di perusahaan. Anak muda yang baru memasuki dunia karier pun perlu mengenal tentang delegasi wewenang sebelum mulai bekerja di perusahaan.
Pengertian Delegasi
Delegasi adalah pelimpahan wewenang, pemberian tanggung jawab, atau tugas kepada orang lain agar diselesaikan. Penerima wewenang harus menyelesaikan pekerjaan yang diberikan sebagai bentuk tanggung jawabnya kepada pihak pemberi wewenang.
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mencatat pengertian delegasi sebagai penyerahan pelimpahan wewenang. Dalam lingkup perusahaan, delegasi merupakan pemberian tugas dari manajer kepada karyawannya untuk dikerjakan. Karyawan harus mempertanggungjawabkan delegasi tersebut kepada atasan dengan cara menyelesaikannya.
Baca Juga: Mengenal Pemahaman Tentang Risk Event
Unsur-Unsur Delegasi
Banyak orang menganggap bahwa delegasi sama halnya seperti perintah atau komando, padahal bukan. Delegasi memiliki beberapa unsur yang wajib ada di dalamnya, yaitu:
1. Tugas
Tugas merupakan segala pekerjaan yang akan diberikan kepada seseorang yang menjadi delegasi. Sebelum melakukan tugas, atasan biasanya memberikan arahan supaya hasil pekerjaan tersebut tidak melenceng dari tujuan awalnya. Tugas pun menjadi standar kerja bagi atasan dalam menilai karyawan sehingga mereka berhak mendapatkan apresiasi atau evaluasi.
2. Kekuasaan
Kekuasaan, dalam konteks delegasi, berarti hak atau wewenang seseorang untuk membuat keputusan mengenai fungsinya. Atasan pasti memiliki kekuasaan dalam mendelegasi pekerjaan, tetapi mereka harus menjelaskan tentang tugas tersebut terlebih dahulu sebelum dikerjakan. Kekuasaan yang baik dan tidak semena-mena pasti membutuhkan tanggung jawab dari dua belah pihak.
3. Tanggung Jawab
Tanggung jawab berarti kewajiban seseorang untuk menuntaskan pekerjaan atau tugas yang diberikan. Unsur ini hadir dari kesadaran diri karyawan ketika mendapatkan delegasi. Karyawan yang bertanggung jawab dengan pekerjaannya akan memperoleh apresiasi. Sebaliknya, karyawan yang tidak mampu menuntaskan kewajibannya akan menanggung konsekuensi dari perbuatannya.
Baca Juga: Ketahui Manfaat Perencanaan dalam Manajemen
4. Akuntabilitas
Akuntabilitas merupakan kewajiban karyawan dalam mempertanggungjawabkan setiap tugas yang didelegasikan. Tidak hanya karyawan sebagai penerima delegasi, atasan sebagai pemberi tugas pun harus memiliki akuntabilitas dengan cara menjelaskan tujuan atau alasan pemberian delegasi tersebut.
Tujuan Delegasi dalam Perusahaan
Seorang atasan memberikan delegasi karena ada tujuan dan manfaatnya. Manfaat tersebut tidak hanya dirasakan oleh pemberi delegasi, tetapi juga penerima delegasi. Seperti apa manfaatnya?
1. Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Organisasi
Manfaat pertama dari delegasi wewenang adalah alur organisasi berjalan lebih efektif dan efisien. Seluruh pekerjaan bisa dituntaskan dengan baik tanpa ada satu tugas pun yang terbengkalai.
2. Memberikan Peran pada Individu
Karyawan akan merasa dirinya lebih berarti apabila diberikan tugas atau tanggung jawab dari manajer. Ketika atasan mendelegasikan tugas, mereka secara tidak langsung mengajak karyawan untuk berperan dalam mengembangkan perusahaan.
3. Membantu Atasan atau Manajer
Karyawan bisa membantu atasan ketika mereka menerima delegasi. Atasan bisa lebih fokus pada pekerjaan yang lebih mendesak dan berkaitan dengan kepentingan perusahaan. Atasan pun lebih terbantu ketika hendak mengambil keputusan karena karyawan turun tangan dengan cara memperhitungkan risiko dari keputusan yang hendak diambil.
4. Memotivasi Karyawan
Delegasi bisa menjadi sarana motivasi bagi karyawan agar mereka bisa mencapai target pribadi selama bekerja di perusahaan. Tidak bisa dimungkiri bahwa motivasi selalu menjadi elemen penting dalam keberhasilan sebuah pekerjaan. Karyawan lebih fokus dalam pekerjaan karena memiliki motivasi dalam dirinya.
5. Menjadi Media Pembelajaran
Delegasi sebenarnya cukup berisiko karena karyawan bisa saja membuat kesalahan selama mengerjakan tugasnya. Namun, kesalahan tersebut justru harus dijadikan sarana pembelajaran bagi karyawan. Mereka bisa mendapatkan ilmu dan pengalaman baru dari kesalahan tersebut, bahkan selangkah lebih dekat menuju keberhasilan.
6. Memberi Kesempatan kepada Bawahan
Ketika manajer memberikan delegasi, mereka sebenarnya memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk belajar. Karyawan mendapatkan pengalaman baru dalam bekerja sehingga kehidupan karier mereka pun meningkat.
Manfaat Delegasi
Delegasi adalah pelimpahan wewenang atau tugas yang diberikan kepada seseorang untuk bisa diselesaikan. Terdapat beberapa manfaat delegasi bagi seseorang yang menjalankannya. Manfaat-manfaat tersebut diantaranya sebagai berikut.
- Delegasi bermanfaat supaya perusahaan ataupun organisasi tetap beroperasi secara efektif dan juga efisien. Hal itu membuat seluruh pelimpahan wewenang dapat selesai secara bersamaan tanpa harus menundanya atau meninggalkannya salah satu.
- Membuat atasan lebih fokus pada hal- hal yang lebih penting sehingga perputaran perusahaan tetap berjalan dengan lancar. Saat perusahaan sedang memerlukan perhatian penuh dari atasan, maka delegasi dapat membantunya guna menyelesaikan tugas lainnya ketika atasan sedang fokus kepada hal penting tersebut.
- Membantu atasan untuk dapat mempertimbangkan setiap keputusan yang akan diambil agar tepat sasaran. Beberapa kali atasan perusahaan merasa kesulitan ketika akan mengambil keputusan, dengan adanya delegasi tentunya bisa membantu untuk memperkirakan risiko dari setiap keputusan yang akan diambil.
- Memberikan peluang pada seluruh sumber daya manusia dalam perusahaan untuk bisa mengambil peran. Tak selalu semua urusan harus ditangani langsung oleh atasan. Memberikan kesempatan kepada bawahan sebagai delegasi adalah bentuk kepedulian untuk bisa berperan aktif dalam mencapai tujuan perusahaan dan pengembangan diri mereka.
- Memberikan motivasi kepada seluruh pihak di perusahaan untuk selalu berorientasi pada tujuan dan kualitas yang sesuai. Motivasi merupakan salah satu faktor terpenting dalam keberhasilan pelaksanaan tugas. Dengan mengerjakan tugas sebagai delegasi, semua pihak akan terpacu untuk fokus terhadap tujuan.
- Memberi kesempatan kepada bawahan untuk dapat mengembangkan pengetahuan dan keterampilan mereka demi jenjang karirnya. Melalui delegasi wewenang, karyawan memiliki kesempatan yang besar untuk berkembang lebih baik.
- Menjadikan delegasi sebagai proses belajar dari kesalahan dan pengalaman. Seperti kata pepatah bahwa kesalahan merupakan guru terbaik dalam hidup. Maka dari itu, jangan pernah takut ketika membuat kesalahan selagi masih dalam batas kewajaran.
Jenis-jenis Delegasi di Perusahaan
Delegasi dalam perusahaan terdiri dari berbagai bentuk. Berikut ini adalah bentuk-bentuk delegasi serta contohnya.
1. Delegasi Umum
Jenis delegasi ini merupakan pemberian tugas berupa fungsi umum manajemen, yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Contohnya seperti manajer memberikan tugas kepada karyawannya dalam bidang manajemen keuangan perusahaan.
2. Delegasi Khusus
Berbeda dari delegasi umum, delegasi khusus berisi tugas spesifik yang harus dikerjakan. Contohnya, manajer tim desainer memberikan tugas khusus kepada bawahannya untuk mendesain poster kegiatan family gathering perusahaan.
3. Delegasi Formal
Sesuai namanya, delegasi ini dilakukan berdasarkan struktur organisasi secara vertikal. Singkatnya, karyawan akan mengerjakan tugas dari atasannya. Contohnya, peningkatan jumlah target penjualan agar bawahan bisa menjual lebih banyak produk.
Baca Juga: 6 Macam Tunjangan Karyawan yang Harus Dipenuhi
4. Delegasi Informal
Tipe delegasi ini dilakukan secara langsung oleh bawahan meski tidak ada komando dari atasan. Bisa dikatakan delegasi informal merupakan langkah inisiatif. Contohnya, karyawan langsung memperbaiki kerusakan alat di pabrik tanpa langsung disuruh karena dia memiliki kemampuan di bidang tersebut.
5. Delegasi Lateral
Terakhir ada delegasi lateral yang merupakan pemberian wewenang kepada satu orang dan dikerjakan oleh sejumlah pihak yang membantunya. Contohnya, seorang manajer keuangan meminta laporan hasil penjualan dari manajer penjualan. Tugas tersebut tidak bisa dikerjakan sendirian oleh manajer penjualan sehingga karyawan bidang penjualan turun tangan mengerjakannya.
Tips Mendelegasikan Tugas dengan Lancar
Delegasi dapat menjadi solusi perusahaan apabila ditunjukkan kepada orang yang tepat. Akan tetapi, hal ini juga akan bisa menjadi bumerang jika perusahaan salah menentukan pilihan. Berikut ini beberapa tips agar manajemen perusahaan dapat mendelegasikan tugas dengan lancar.
1. Memberikan Tanggung Jawab Kepada Orang yang Tepat
Delegasi merupakan tindakan yang memiliki risiko yang cukup tinggi. Seringkali kesalahan atau kesulitan timbul karena perusahaan salah dalam memilih orang yang didelegasikan. Oleh sebab itu, pastikan untuk bisa mencermati akuntabilitas, kemampuan dan kekurangan dari setiap calon penerima kewajiban.
2. Tunjukkan Kepercayaan Secara Penuh
Menunjukkan rasa kepercayaan kepada orang yang telah diberikan wewenang. Hal tersebut akan membuat mereka lebih semangat dan menyelesaikan jawab secara maksimal. Di sisi lain, dengan kepercayaan penuh, pemberi kewenangan dapat memperoleh berbagai gagasan dari pemikiran kritis para karyawannya.
3. Menyesuaikan Minat dan Bakat
Tentunya, dalam memberikan tanggung jawab khusus kepada karyawan harus disesuaikan dengan minat dan bakatnya. Jangan sampai Anda memaksakan tugas yang tidak cocok dengan minat atau bakat yang dimiliki karyawan. Apabila tetap dipaksakan, maka hasilnya pun tidak akan maksimal bahkan tidak berhasil.
4. Memberikan Prosedur yang Jelas
Penerima wewenang yang dijadikan delegasi oleh atasannya tentu perlu pemahaman yang mendalam terkait tugas yang diberikan. Instruksi dan prosedur yang jelas akan membantunya untuk memahami tugasnya, apalagi bagi yang pertama kali. Pastikan mereka mengerti dengan apa saja yang harus dikerjakan dan hasil seperti apa yang diharapkan.
Jika mereka kurang mengerti dengan tugasnya, maka akan menimbulkan salah persepsi. Apabila hasilnya tidak sesuai, kesalahan tersebut bukan hanya berdampak pada karyawan, namun si pemberi delegasi pun akan merasakannya.
5. Menetapkan Batas Waktu serta Evaluasi
Menetapkan batas waktu dengan jelas akan membuat orang yang diberi wewenang dapat memperhitungkan hal apa saja yang bisa diselesaikan untuk memenuhi batas waktu yang diberikan. Selain batas waktu, memberikan evaluasi untuk menilai hasil dan proses pekerjaannya juga penting dilakukan. Tujuannya adalah untuk memperoleh gambaran atas keberhasilan wewenang yang diberikan.
Singkatnya, delegasi wewenang adalah pemberian tugas dari atasan kepada bawahan untuk diselesaikan. Sebagai atasan, Anda pasti senang apabila melihat bawahan yang bertanggung jawab dalam pekerjaannya.
Ekspresikan rasa senang Anda dengan memberikan Sodexo Gift Pass kepada mereka. Anda tidak perlu pusing membelikan mereka barang yang dibutuhkan karena voucher ini bisa dibelanjakan di lebih dari 640 merchants dan 23.000 outlets. Hubungi Sodexo segera untuk melakukan pembelian bundle voucher belanja ini.
