Apa itu Notulen? Kenali 4 Manfaat Notulen Rapat

©pxhere

Notulen adalah salah satu dokumen yang harus ada dalam sebuah rapat atau meeting. Jenis dokumen ini sangat membantu seluruh peserta rapat sekaligus orang yang tidak hadir agar mengetahui keputusan yang dibuat. Sodexo akan menjelaskan apa itu notulen dan cara membuatnya di artikel ini.

Apa Itu Notulen?

Notulen atau minutes of meeting (MOM) adalah catatan mengenai hasil atau keputusan suatu rapat. Pertemuan formal seperti rapat pimpinan atau perusahaan membutuhkan notulen sebagai salah satu dokumen resmi. Selain itu, notulen juga berfungsi sebagai referensi pada masa depan lewat catatan tersebut.

Ada juga pertemuan informal, seperti rapat kantor mingguan atau bulanan, yang membutuhkan notulen untuk merekam hasil rapatnya. Biasanya, notulen dicatat hanya sebagai referensi untuk karyawan dalam mengambil sebuah keputusan.

Poin utama yang terdapat dalam notulen adalah topik yang didiskusikan, pendapat hadirin yang diusulkan dan dipilih, serta kegiatan yang dilakukan di dalamnya. Orang yang membuat notulen disebut juga notulis. Notulis dalam rapat perusahaan biasanya sekretaris, tapi bisa juga karyawan lain yang terlibat dalam rapat tersebut jika tidak ada sekretaris.

Baik sekretaris maupun karyawan, notulis harus memiliki kemampuan menjadi pendengar aktif, di samping kepiawaiannya dalam menyusun kata. Mereka harus bisa menangkap informasi atau keputusan penting dalam sebuah rapat dengan cepat dan tepat. Notulis harus menghasilkan notulen rapat yang akurat agar hadirin memiliki persepsi yang sama terhadap hasil rapat yang telah dibuat.

Baca Juga: 6 Macam Tunjangan Karyawan yang Harus Dipenuhi

Apa Saja Manfaat Notulen?

Sudah menjadi peraturan umum bahwa hasil rapat harus direkam dalam sebuah notulen atau catatan. Pertanyaannya, mengapa notulen harus dibutuhkan saat mengadakan rapat? Apakah notulen dibutuhkan jika semua orang hadir dalam rapat tersebut?

Notulen bukan sekadar dokumen yang berisi hasil keputusan rapat. Lebih dari itu, notulen membawa banyak manfaat bagi perusahaan saat mengadakan sebuah rapat atau meeting. Apa saja manfaat yang didapat dari sebuah notulen?

1.   Hasil Rapat yang Terstruktur

Notulis membuat hasil rapat atau MOM secara terstruktur sesuai dengan format yang ada. Notulen tersebut kemudian dibagikan lagi ke forum perusahaan agar bisa dibaca oleh seluruh karyawan di dalamnya. Karyawan lebih mudah membaca keputusan dan hasil rapat apabila notulen dibuat dengan sistematis.

Baca Juga: Macam-macam Gaya Kepemimpinan yang Disukai Karyawan

2.   Bentuk Proteksi Resmi

Notulen dibutuhkan apabila mengadakan rapat dengan pimpinan perusahaan, partner, auditor, dan klien. Catatan hasil rapat ini bisa digunakan sebagai jaminan apabila salah satu pihak lupa dengan perjanjian yang dibuat saat rapat. Surat kontrak lebih mudah disusun karena ada notulen sebagai patokan isinya.

3.   Tolak Ukur Perkembangan Perusahaan

Rapat juga berguna untuk memberikan evaluasi terkait kinerja yang dilakukan oleh perusahaan dalam periode tertentu. Notulen yang berisi catatan hasil evaluasi berguna untuk mengukur kemajuan yang telah dicapai oleh perusahaan. Solusi yang dikemukakan dalam rapat evaluasi bisa menjadi panduan karyawan untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik.

Notulen harus dibuat dengan efektif agar bisa dibaca oleh seluruh karyawan. Saat rapat dimulai, notulis cukup menuliskan hal-hal penting yang terjadi dalam rapat tersebut, termasuk keputusan yang telah dibuat. Notulen tidak perlu dibuat rumit, cukup sederhana asalkan hasil rapatnya dituliskan dengan jelas.

Baca Juga: 6 Rekomendasi Hampers Lebaran Profesional untuk Client

Setelah memahami apa itu notulen, Anda bisa membayangkan bahwa menjadi notulis bukanlah tugas yang mudah. Notulis harus menangkap pesan yang disampaikan dalam suatu rapat dengan cepat, kemudian menuliskannya dalam bentuk notulen. Anda bisa memberikan apresiasi kepada notulis dengan Sodexo ePass setelah melalui rapat penting yang melelahkan. Voucher elektronik ini bisa digunakan untuk berbelanja di lebih dari 380 merchant dan 21.000 outlet. Dapatkan voucher ini sekarang juga dengan menghubungi tim kami.

Rekomendasi Solusi Kami

Waktu operasional: Senin - Jumat (hari kerja),
pukul 08.30 - 17.30 WIB

0815 1954 0325


Kirim email

Waktu operasional: Senin - Jumat (hari kerja),
pukul 08.30 - 17.30 WIB

021 5059 5016


Kirim email