©pexels
Sebuah proyek bisa berhasil apabila seorang Project Manager turun tangan dan mampu menguasai konsep project management. Project management adalah kegiatan manajemen yang berfokus pada pengerjaan proyek.
Pengetahuan mengenai project management sangat penting bagi setiap perusahaan. Project management yang baik memungkinkan pengerjaan proyek dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sodexo akan menjelaskan tentang project management melalui pembahasan ini. Simak pembahasannya sampai selesai.
Apa Itu Project Management?
Project management adalah proses yang dilakukan oleh sebuah bisnis dalam menjalankan kegiatan proyek atau acara. Jenis manajemen ini lebih spesial daripada manajemen lainnya. Project management hanya dilakukan saat hendak perusahaan mengerjakan sebuah proyek atau acara, sedangkan manajemen lainnya memiliki cakupan waktu yang luas.
Karyawan yang bertanggung jawab terhadap project management disebut sebagai Project Manager atau manajer proyek. Project Manager memegang tanggung jawab yang tidak mudah sehingga mereka harus menguasai berbagai keahlian dalam pekerjaannya. Mereka harus bisa berkomunikasi, bernegosiasi, dan memiliki pengetahuan mengenai proyek yang dikerjakan.
Apa Saja Tujuan Project Management?
Project management pun memiliki tujuan yang harus dipenuhi seperti jenis manajemen lainnya. Tujuan tersebut berkaitan dengan proses pengerjaan proyek dari awal hingga selesai. Berikut ini tujuan penerapan project management dalam sebuah perusahaan.
1. Mengimplementasikan Jadwal Pengerjaan
Pengerjaan proyek membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Keahlian karyawan yang terlibat dalam suatu proyek pun diperlukan selama proses pengerjaannya. Project management memastikan setiap karyawan mampu menyelesaikan tugas sesuai keahlian dan jadwal yang telah ditetapkan.
2. Memastikan Komunikasi Lebih Efisien
Keberhasilan suatu proyek juga ditentukan oleh kerja sama dan komunikasi antar anggota tim. Project management dilakukan supaya setiap anggota tim bisa memahami tugasnya dengan baik sehingga tidak ada kesalahan selama pengerjaannya. Anggota tim pun bisa berkolaborasi dan berkomunikasi dengan baik apabila menerapkan project management.
3. Mengawasi Proyek agar Selesai Tepat Waktu
Setiap proyek pasti memiliki tenggat waktu untuk menyelesaikannya. Project management bertujuan untuk mengawasi proyek agar bisa selesai tepat waktu. Proyek yang terlambat diselesaikan dapat berakibat buruk pada anggaran pengeluaran yang makin membengkak. Selain tepat waktu, proyek harus memiliki kualitas akhir yang baik dan mencapai tujuannya.
Apa Saja Komponen Project Management?
Ada empat komponen yang harus ada proses dalam project management. Komponen tersebut mencakup:
- Waktu: proyek harus memiliki tenggat waktu dan jadwal pengerjaan sebagai batasan dalam pengelolaannya.
- Biaya: Project Manager memperkirakan anggaran dan bertanggung jawab atas arus kas keuangan suatu proyek.
- Ruang Lingkup: mengacu pada kebutuhan tim dari segi materi atau pengerjaan supaya proyek yang dikerjakan bisa mencapai hasil yang diinginkan.
- Kualitas: standar yang diharapkan terhadap hasil akhir sebuah proyek.
Bagaimana Proses Project Management?
Proses dalam project management terbagi menjadi lima langkah. Langkah tersebut juga melibatkan prinsip manajemen, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. Berikut ini tahapan dalam melakukan project management.
1.Permulaan (Initiating)
Pada tahap awal, perusahaan menginisiasi sebuah proyek atau acara. Perusahaan harus menunjuk seorang Project Manager sebagai pimpinan proyek serta menetapkan elemen proyek lainnya, termasuk tujuan, ruang lingkup, anggaran proyek, dan perkiraan jadwal atau timeline.
2. Perencanaan (Planning)
Proses ini mulai dikerjakan oleh Project Manager (PM). PM membuat rancangan detail mengenai keseluruhan proyek dari awal hingga selesai. Beberapa aspek yang direncanakan mencakup jumlah tim, sumber daya internal, rencana pelaksanaan, dan jadwal pengerjaan secara detail.
3. Pelaksanaan (Executing)
Pada tahap inilah proyek mulai dilaksanakan. PM memastikan agar seluruh aspek proyek berjalan sesuai rencana, timeline, dan anggaran yang telah ditetapkan. PM bekerja sama dengan tim yang ditetapkan dalam melaksanakan setiap tugas bisa terlaksana serta menjalin komunikasi yang baik.
4. Pengawasan (Control and Monitoring)
Selama pelaksanaan, PM juga melakukan langkah pengawasan dan penilaian terhadap progres proyek yang telah dikerjakan. Apabila terdapat masalah dalam pelaksanaan, PM akan lebih cepat mencari solusi untuk menyelesaikannya. Pengawasan harus dilakukan secara ketat sehingga proyek bisa berjalan sesuai rencana awal.
5. Penutupan (Closing)
Proyek dinyatakan selesai apabila hasil akhirnya telah disetujui oleh pihak pemegang saham. Proses penutupan melibatkan penyelesaian kontrak dengan beberapa pihak eksternal yang terlibat, mengarsip dokumen penting, serta membuat laporan proyek. Namun, ada pula proses pemeliharaan proyek dan penyelesaian masalah yang bisa muncul. Hal tersebut harus ditangani meski proyek telah dianggap selesai.
Apa Saja Tugas Project Manager?
Project Manager memiliki tugas dan tanggung jawab yang cukup luas dalam sebuah proyek. Hampir semua langkah project management yang disebutkan sebelumnya ditangani langsung oleh Project Manager. Tiga pekerjaan ini merupakan tugas yang sering dikerjakan oleh Project Manager.
1. Membentuk Alur Komunikasi yang Efektif
Proses pelaksanaan proyek memerlukan komunikasi yang jelas agar informasi bisa disampaikan dengan baik. Project Manager membentuk alur komunikasi yang efektif agar setiap tim bisa mengetahui tugas, tanggung jawab, dan jadwal pengerjaan sebuah proyek.
2. Memperkirakan Anggaran Pengerjaan Proyek
Project Manager juga berperan sebagai bendahara. Mereka bertanggung jawab terhadap anggaran dari sebuah proyek yang dikerjakan. Anggaran tersebut harus dimanfaatkan sebagaimana mestinya agar tidak terjadi cost overrun.
3. Menangani Masalah dalam Pelaksanaan Proyek
Project Manager harus turun tangan apabila terjadi masalah dalam sebuah proyek. Mereka harus mengendalikan masalah tersebut sebelum berkembang menjadi krisis yang lebih serius. Itulah pentingnya memperkirakan risiko yang mungkin terjadi dalam tahap perencanaan proyek.
Seorang Project Manager membutuhkan keahlian yang mumpuni untuk mengerjakan seluruh tugas di atas. Mereka harus tekun meningkatkan keahlian tersebut supaya proyek yang dikerjakan bisa membuahkan hasil yang lebih baik. Anda bisa memfasilitasi tim Project Manager di perusahaan untuk meningkatkan skill mereka.
Caranya sederhana, berikan Sodexo Gift Pass yang merupakan voucher belanja dan dapat digunakan di lebih dari 630 merchants dan 23.700 outlets, termasuk merchant bidang education. Mereka bisa membeli buku tentang project management atau mengikuti kursus Bahasa Inggris untuk pengembangan karier pada masa depan. Hubungi kami untuk mendapatkan voucher belanja ini sekarang juga. Buat karyawan merasa bahwa project management adalah karier terbaik dalam hidup mereka dengan memberikan voucher belanja Sodexo Gift Pass.
