Pentingnya Menerapkan Strategi Procurement Management Bagi Perusahaan

©pexels

Procurement adalah salah satu bagian dari supply chain management atau manajemen rantai pasok. Procurement sendiri dibutuhkan oleh banyak industri, terutama industri FMCG (Fast-Moving Consumer Goods). Biasanya, orang-orang dengan latar belakang pendidikan manajemen bisnis, akuntansi, dan ilmu-ilmu terkait dapat mengisi posisi di bidang procurement.

Jika Anda penasaran mengenai apa itu procurement, apa tujuan diadakannya procurement, serta pentingnya procurement bagi sebuah perusahaan, Anda dapat menemukan jawabannya pada artikel ini. Mari simak ulasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Procurement?

Procurement adalah kebijakan yang ditetapkan untuk mengatur mengenai pengadaan suatu produk (baik itu barang maupun jasa), biasanya berasal dari sumber eksternal, serta pemasoknya. Selain itu, procurement juga mengatur metode dan prosedur yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pemasok yang sudah ditentukan.

Orang yang mengisi posisi di bidang procurement harus memastikan bahwa produk yang dibutuhkan dapat tersedia sesuai dengan kebutuhan pada waktu yang tepat. Selain itu, orang tersebut juga harus memastikan bahwa biaya yang dikeluarkan untuk produk tersebut dapat seminimal mungkin.

Ketika seseorang mengisi posisi di bidang procurement, kurang lebih proses pekerjaan yang akan mereka lakukan adalah sebagai berikut:

Mengidentifikasi kebutuhan produk (baik itu barang maupun jasa) yang dibutuhkan perusahaan.
Membuat proposal pembelian.
Mengevaluasi dan memilih pemasok terbaik.
Memilih dan menyiapkan alat dan proses untuk berkomunikasi dengan pemasok.
Melakukan negosiasi mengenai harga produk dengan pemasok.
Melakukan pembelian.
Menerima produk yang dibeli dan melakukan inspeksi, memastikan produk yang diterima dalam kondisi terbaik.
Membuat faktur dan mengatur metode pembayaran.
Melakukan pencatatan terhadap semua aktivitas yang dilakukan.

Terakhir, orang yang mengisi posisi procurement juga harus memastikan bahwa produk yang disediakan harus sesuai dengan identitas perusahaan. Sebagai contoh, jika perusahaan tersebut telah memposisikan diri sebagai perusahaan ramah lingkungan, maka produk yang disediakan juga harus ramah lingkungan.

Apa Tujuan Procurement?

Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik itu untuk kegiatan operasional maupun untuk kebutuhan bahan baku pembuatan produk. Namun, selain menyediakan barang atau jasa, procurement juga memiliki tujuan lain. Berikut ini adalah beberapa tujuan dari procurement.

1. Memastikan Proses Pengadaan Produk

Procurement tidak hanya harus memastikan bahwa barang atau jasa yang dibutuhkan dapat tersedia, tetapi juga memastikan bahwa barang atau jasa tersebut dapat diterima dalam kondisi terbaik. Selain itu, barang atau jasa tersebut juga harus dipastikan dapat diterima tepat waktu ketika dibutuhkan.

2. Memilih Pemasok Terbaik

Ketika melakukan pengadaan barang atau jasa, pemasok yang dipilih harus merupakan yang terbaik, baik dari segi kualitas maupun dari segi cocok dengan identitas perusahaan. Tim procurement diharapkan mampu menemukan pemasok yang dapat menyediakan barang atau jasa dengan kriteria yang diinginkan perusahaan.

3. Mempersiapkan Proses Kerja Sama

Tim procurement harus mempersiapkan kerja sama antara perusahaan dengan pemasok yang dipilih. Proses kerja sama harus dipersiapkan dengan matang agar tidak ada kesalahpahaman ketika melakukan proses pengadaan. Selain itu, tim procurement juga harus memastikan segala hal yang berhubungan dengan pemasok berjalan dengan baik, mulai dari pembelian hingga pembayaran.

Pentingnya Menerapkan Strategi Procurement di Perusahaan

Procurement sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan agar kegiatan operasional, bahkan pembuatan produknya, dapat berjalan dengan lebih baik. Berikut ini adalah beberapa manfaat procurement yang dapat dirasakan oleh perusahaan.

1. Meminimalisir Pengeluaran

Di dalam proses procurement terdapat negosiasi dengan pemasok produk yang dibutuhkan. Pada proses tersebut, orang yang mengisi posisi di bidang procurement dapat melakukan negosiasi hingga menemukan pengeluaran paling minimal yang dapat disetujui. Selain itu, dengan meminimalisir pengeluaran, artinya keuntungan yang didapatkan juga dapat lebih maksimal.

2. Metode Pembayaran yang Fleksibel

Ketika sebuah perusahaan melakukan procurement, biasanya perusahaan tersebut akan melakukan pembelian secara terus-menerus kepada satu pemasok yang memang sudah dievaluasi dan dipilih karena berbagai kelebihannya. Dengan begitu, biasanya pemasok akan dapat memberikan metode pembayaran yang lebih fleksibel.

Sebagai contoh, ketika perusahaan membeli barang dari pemasok tersebut, perusahaan bisa saja tidak harus membayar langsung karena memang sudah berlangganan. Jadi, pemasok dapat memberikan kelonggaran pembayaran seperti barang dapat dibayarkan setelah 60 hari. Dengan waktu 60 hari, perusahaan dapat menjual produknya terlebih dahulu dan membayar pemasok dengan keuntungan yang didapat.

3. Meningkatkan Produktivitas dan Efektivitas Perusahaan

Proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan adalah pekerjaan yang harus dilakukan oleh tim procurement. Ketika departemen lain membutuhkan barang atau jasa tersebut, departemen lain tidak perlu pusing bagaimana cara mendapatkannya, mereka hanya perlu menunggu tim procurement menyediakan barang atau jasa tersebut. Jadi, kinerja departemen lain dapat lebih produktif dan efektif.

Tugas dari tim procurement yang ada di sebuah perusahaan memang sangat vital, apalagi karena harus berhubungan dengan pihak luar. Agar kinerja tim procurement makin maksimal, perusahaan dapat memberikan hadiah kepada mereka sebagai bentuk apresiasi.

Sebagai hadiah, perusahaan dapat memberikan Sodexo Gift Pass, voucher hadiah dengan jaringan merchant luas serta ragam pilihan produk maupun jasa yang dapat dipilih. Sodexo Gift Pass dapat digunakan di lebih dari 600 merchants dan 23.300 outlets di seluruh Indonesia. Untuk mendapatkan voucher belanja ini, Anda dapat langsung menghubungi Sodexo sekarang juga.