Key Performance Indicator: Penjelasan dan Penerapannya

Dalam arti yang paling luas, pengertian KPI (Key Performance Indicator) adalah alat pengambilan keputusan yang berguna karena KPI dapat memudahkan organisasi atau perusahaan dalam mengukur kinerja individual serta membantu mengevaluasi kinerja organisasi itu sendiri untuk mencapai tujuan visi strategi yang dimiliki.

Menetapkan SMART KPI

Sebuah KPI dapat dikatakan tepat bila memiliki indikator SMART di dalamnya. Apa itu SMART? Specific, Measurable, Achievable, Relevant dan Timebound

  • Specific (Spesifik): Menjelaskan secara rinci mengenai apa saja yang diukur dalam indikator kinerja utama dan menjelaskan mengapa indikator kinerja tersebut penting
  • Measurable (Terukur): KPI harus dapat diukur dengan standar yang ditentukan
  • Achievable (Tercapai): KPI harus dapat tercapai atau direalisasikan oleh semua pihak dalam kesepakatan kerja
  • Relevant (Sesuai): Dalam mencapai sebuah goal, harus sesuai dengan visi dan misi yang telah terintegrasi dalam strategi bisnis Anda
  • Timebound (Batas Waktu): Key Performance Indicator yang ditetapkan dapat dicapai dalam batas waktu yang ditentukan

Pada dasarnya, membuat Key Performance Indicator yang sesuai dengan indikator SMART sangatlah sederhana dan mudah diterapkan. Berikut ini 5 langkah sederhana yang bisa Anda gunakan untuk membuat indikator kinerja utama.

1. Mempunyai tujuan yang jelas

Sebuah indikator kinerja utama harus mempunyai panduan yang jelas dan membuat siapapun yang membaca atau menghitungnya dapat menafsirkan data dengan benar.

Contoh KPI yang jelas seperti jika tujuan bisnis sebuah organisasi/perusahaan adalah menjadi 'pemimpin pasar', maka tujuan KPI yang bisa ditetapkan adalah 'meningkatkan pendapatan sebesar 10%' atau 'memperluas jangkauan area pemasaran produk kami di Asia Tenggara'.

Tujuan dari KPI harus bersifat jelas dan strategis. Strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi yang ingin dicapai dan diukur dapat menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi dan misi yang dimiliki.

2. Buat tujuan yang ingin dicapai secara garis besar

Apa targetnya? Apakah itu bisa dicapai? Kapan target harus tercapai? Bagaimana cara mengukur progres strategi yang sudah dijalankan? Apakah strategi yang digunakan akan mempengaruhi keuangan organisasi/perusahaan? Target harus realistis, perubahan proses bisnis membutuhkan waktu untuk diterapkan. Pada tahap awal pemantauan KPI, sebaiknya fokus pada target jangka panjang dengan pemantauan jangka menengah.

Baca Juga: Produktivitas yang Efektif dan Efisien yang Perlu Anda Ketahui

3. Mengumpulkan data

Pengukuran KPI merupakan pengukuran yang bersifat kuantitatif. Oleh karena itu, dalam menentukan Key Performance Indicator memerlukan data konkret dan valid. Hal ini dapat membantu pengukuran indikator secara tepat dan akurat.

4. Buat rumus KPI

Beberapa KPI hanya berisi satu metrik atau ukuran saja. Namun sebagian besar mengandalkan kombinasi yang disatukan dalam satu rumus terhitung. Misalnya, KPI yang mengukur produktivitas dalam pendapatan dari penjualan produk akan terlihat seperti ini: Pendapatan Total dibagi dengan jumlah total produk. Buatlah rumus yang sesuai dan selalu uji rumus tersebut untuk melihat apakah hasil yang didapat sesuai dengan realisasi atau tidak.

5. Menyajikan KPI

Untuk mengkomunikasikan Key Performance Indicator Anda secara efisien, Anda perlu menerjemahkan data ke dalam visual yang mudah dipahami seperti grafik dan bagan. Berikan pengarahan terhadap seluruh karyawan tentang proses penghitungan KPI untuk mencapai pola kerja yang efektif dan tepat sasaran.

Kesimpulan

Jadi, ini saatnya untuk Anda meningkatkan kinerja organisasi dalam mencapai strategi organisasi secara interaktif dan terintegrasi. KPI merupakan alat ukur dengan ukuran berskala dan kuantitatif yang dapat mengefisienkan strategi bisnis yang Anda miliki. Buatlah KPI yang sesuai dengan standar organisasi/perusahaan dan pangsa pasar bisnis Anda.