Hampir seluruh aspek dalam perusahaan sudah memanfaatkan teknologi pada era serba digital seperti saat ini. Termasuk juga di bidang manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), Anda bisa mengelola data karyawan dengan Human Resource Information System atau HRIS. HRIS adalah sistem yang memudahkan pekerjaan manajemen SDM dalam sebuah perusahaan.
Penggunaan HRIS sangatlah signifikan karena bisa membantu perusahaan Anda dalam mengoptimalkan manajemen SDM. Anda juga akan memperoleh informasi akurat dan terbaru untuk pengambilan keputusan strategis. Pembahasan lebih lanjut mengenai manfaat HRIS dan cara kerjanya bisa Anda simak dalam ulasan berikut ini.
Pengertian HRIS
Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem atau software yang menyediakan repositori terpusat dari database karyawan yang dibutuhkan dalam manajemen SDM. Intinya, pekerjaan yang berkaitan dengan manajemen SDM perusahaan lebih praktis dilakukan karena menggunakan HRIS.
Fungsi dasar HRIS adalah menyimpan dan mengelola data seluruh karyawan dalam suatu perusahaan. Setiap produk HRIS memberikan fungsi yang berbeda sesuai dengan fitur yang diberikan oleh penyedia layanannya. Beberapa contoh fitur yang tersedia dalam HRIS terdiri dari perekrutan, pelacakan kandidat, manajemen waktu, kehadiran (absensi online), penilaian kinerja, manajemen benefit (manfaat), dan penggajian.
Manfaat HRIS bagi Perusahaan
Penerapan HRIS memiliki manfaat yang signifikan bagi perusahaan, tepatnya departemen SDM. Apa saja manfaatnya? Berikut penjelasan mengenai beberapa manfaat HRIS.
1. Memudahkan Pekerjaan Manajemen Karyawan
Pekerjaan manajemen karyawan yang dilakukan oleh manajemen SDM cukup banyak, mulai dari melacak kehadiran karyawan, mengumpulkan informasi cuti, penggajian, dan sebagainya. Belum lagi Anda juga harus melakukan proses perekrutan dan onboarding karyawan baru. HRIS berguna untuk memudahkan semua pekerjaan tersebut sehingga bisa dijalankan melalui satu sistem.
2. Memberikan Pengalaman Onboarding yang Mulus
Onboarding adalah proses yang harus dijalani oleh karyawan yang baru masuk perusahaan. Proses ini bisa dijalankan dengan otomatis melalui HRIS. Anda bisa mengatur beberapa tahap yang harus dilakukan dalam onboarding, mulai dari pengisian formulir karyawan, penandatanganan dokumen, hingga memberikan akses ke software HRIS yang digunakan. Proses onboarding akan berjalan mulus sehingga memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi karyawan baru.
3. Memastikan Kebijakan SDM sesuai Regulasi Negara
HRIS yang baik harus dirancang sesuai dengan peraturan atau regulasi yang berlaku di perusahaan maupun negara. Di Indonesia, kita mengikuti Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja. Sistem HRIS yang digunakan harus mendukung aturan tersebut, mulai dari jumlah cuti tahunan yang cukup, jam kerja, dan sebagainya. Alhasil, kebijakan SDM perusahaan sejalan dengan regulasi yang ditetapkan oleh pemerintah.
4. Meminimalkan Kesalahan dan Mengotomatisasi Pekerjaan
Proses HRIS yang dilakukan secara otomatis akan meminimalkan kesalahan yang terjadi akibat kelalaian manusia (human error). Sistem HRIS dirancang agar menghindari kesalahan tersebut sehingga pekerjaan dilakukan lebih efisien. Selain itu, HRIS juga mengotomatisasi pekerjaan supaya Anda tidak perlu melakukan pekerjaan yang berulang, seperti mengunggah lowongan pekerjaan, seleksi kandidat, dan sebagainya. Anda pun bisa fokus pada pekerjaan SDM yang lebih besar, seperti pengembangan karyawan atau pelatihan kepemimpinan.
5. Memberdayakan Karyawan agar Lebih Produktif
Bukan hanya departemen SDM dan pimpinan saja yang diuntungkan dengan kehadiran HRIS. Karyawan juga lebih produktif dalam melakukan pekerjaannya. Contohnya, karyawan Anda ingin mengajukan penggantian uang atas barang yang dibeli untuk keperluan perusahaan. Mereka bisa mengakses fitur reimbursement melalui HRIS di smartphone atau laptop tanpa harus mengunjungi ruangan Anda. Selain itu, mereka juga bisa mengatur cuti atau absensi online dari HRIS.
6. Meningkatkan Efisiensi Kerja
HRIS mendukung penyelesaian pekerjaan di bidang SDM secara otomatis sehingga lebih efisien. Alhasil, Anda akan terhindar dari risiko beban kerja berlebih atau burnout yang berdampak buruk pada penyelesaian pekerjaan. Tidak hanya itu, karyawan juga makin dimudahkan dalam mengurus perizinan cuti atau reimburse jika diperlukan sehingga mereka bisa fokus pada pekerjaan utamanya.
7. Meningkatkan Kolaborasi dan Perencanaan
HRIS juga meningkatkan perencanaan yang akurat dan kolaborasi yang lebih baik bersama rekan kerja. Pasalnya, HRIS juga dirancang agar setiap anggota tim tetap terhubung meski sedang bekerja remote. HRIS memfasilitasi sinkronisasi pekerjaan dalam seluruh proses bisnis sehingga karyawan bisa saling bekerja sama mencapai tujuan perusahaan.
8. Memudahkan Akses Informasi Karyawan
Anda tidak perlu kesulitan apabila ingin mengetahui informasi atau data karyawan untuk keperluan tertentu. HRIS memberikan kemudahan dalam mengakses data karyawan kapan pun dan di mana pun tanpa terhalang waktu. Tidak hanya itu, informasi tentang proses rekrutmen karyawan baru juga bisa diketahui. Tentunya hal ini bermanfaat pula bagi pimpinan yang ingin mengetahui informasi tentang karyawannya.
9. Mengurangi Biaya Pekerjaan SDM
HRIS berguna untuk merampingkan pekerjaan SDM yang membutuhkan biaya besar jika dikerjakan secara manual. Anda tidak perlu lagi berinvestasi untuk ruang penyimpanan data karyawan di suatu tempat karena ada HRIS yang menyimpan semua informasi tersebut secara terpusat dan bisa diakses di mana saja.
Cara Kerja HRIS
HRIS adalah sistem yang bisa dikustomisasi sesuai dengan kebijakan SDM dalam perusahaan Anda. Artinya, Anda bisa mengatur jumlah cuti tahunan yang diberikan, batasan reimbursement, dan sebagainya. Selain itu, HRIS juga memiliki fitur approval, di mana semua permintaan (request) yang masuk dari karyawan terkait izin atau cuti membutuhkan persetujuan Anda terlebih dahulu.
Pada dasarnya, cara kerja HRIS sangatlah sederhana. Karyawan hanya perlu login atau membuat akun pada sistem HRIS untuk mengakses semua layanan dan informasi yang dibutuhkan. Namun, karyawan yang diberikan akses sebagai administrator seperti pimpinan atau manajer SDM yang berwenang memiliki hak untuk mengatur semua aspek SDM sesuai kebijakan perusahaan.
Itulah ulasan lengkap mengenai HRIS serta manfaat dan cara kerjanya. Salah satu fitur penting yang terdapat dalam HRIS adalah payroll. Dalam fitur ini, Anda bisa melakukan penggajian secara otomatis untuk dibayarkan kepada karyawan setiap bulannya. Tidak hanya itu, Anda bisa mengatur manfaat atau benefit yang bisa diterima karyawan, salah satunya voucher Sodexo ePass sebagai insentif. Sodexo ePass adalah voucher digital dari Sodexo yang bisa diintegrasikan dengan sistem HRIS di perusahaan Anda.
Memberikan Sodexo ePass kepada karyawan berprestasi merupakan langkah yang bijak untuk diterapkan di perusahaan Anda. Voucher ini memberikan kebebasan kepada karyawan karena bisa digunakan di lebih dari 540 merchants dan 25.500 outlets. Segera klik di sini untuk mendapatkan voucher belanja dari Sodexo untuk diberikan kepada karyawan Anda.
