Apa itu SOP?: Pengertian, Fungsi dan Manfaatnya

©pexels

Karyawan akan lebih efektif dan tidak melakukan banyak kesalahan selama bekerja apabila ada SOP yang berlaku. Fakta tersebut menunjukkan bahwa SOP sangat penting dalam perusahaan. Pertanyaannya, apakah perusahaan Anda sudah membuat SOP sesuai prinsip yang harus dipenuhi? Simak artikel ini untuk mengenal apa itu SOP dan prinsip pembuatannya.

Apa Itu SOP?

Standard Operating Procedure atau Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian petunjuk yang dibuat secara tertulis berisi pedoman dan cara melaksanakan suatu pekerjaan secara rutin. Beberapa ahli juga memiliki pendapat sendiri mengenai pengertian SOP, seperti:

1. Insani (2010)

Menurut Insani, SOP adalah dokumen yang memuat serangkaian perintah atau instruksi yang telah dibuat secara tertulis, kemudian dibakukan pada berbagai proses pelaksanaan administrasi perkantoran yang mencakup: cara melakukan pekerjaan, tempat dan waktu pelaksanaan, serta individu yang terlibat dalam suatu aktivitas.

2. Tjipto Atmoko (2011)

Tjipto Atmoko berpendapat bahwa SOP merupakan panduan atau pedoman untuk mengerjakan sebuah tugas atau pekerjaan sesuai fungsi dan alat penilaian kinerja, baik untuk instansi pemerintah maupun tidak serta usaha atau non-usaha. SOP dibuat berdasarkan administratif, indikator teknis, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit yang saling berkaitan.

3. Sailendra (2015)

Annie Sailendra dalam bukunya ‘Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP’ menyatakan bahwa SOP merupakan pedoman yang digunakan untuk memastikan bahwa aktivitas operasional perusahaan telah berjalan lancar.

Apa Fungsi dari SOP dalam Perusahaan atau Organisasi?

Pengertian SOP dari para ahli di atas membuktikan bahwa pedoman ini memiliki fungsi penting dalam perusahaan atau organisasi. Ada tiga fungsi SOP sebagai pedoman yang sangat membantu Anda saat bekerja. Apa saja fungsinya?

1. Acuan Penilaian Kinerja Karyawan

Karyawan mampu menghasilkan performa yang baik dan sesuai harapan karena ada SOP yang berlaku. Anda sebagai atasan bisa menggunakan SOP untuk menilai kinerja mereka dalam periode tertentu sekaligus mempertimbangkan pemberian promosi atau bonus.

2. Dasar Hukum

SOP menjadi dasar hukum apabila berisi hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh karyawan dalam suatu perusahaan. Karyawan yang melaksanakan kewajibannya akan mendapatkan rewards, sedangkan pelanggar aturan akan mendapatkan punishment sesuai ketentuan dalam SOP.

3. Pedoman Pelaksanaan Kerja

Terakhir, SOP berfungsi sebagai pedoman bagi karyawan atau profesional dalam bekerja. Perusahaan dapat membuat SOP untuk masing-masing divisinya agar lebih spesifik dan sesuai deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan.

Apa Tujuan dari SOP?

Pembuatan SOP juga memiliki beberapa tujuan yang harus dicapai oleh perusahaan. Tujuan SOP ini terdiri dari:

1. Mengurangi Kesalahan saat Bekerja

Setiap perusahaan berharap karyawannya tetap efisien selama bekerja. SOP bertujuan untuk meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi. Karyawan pun berusaha menghindari kesalahan tersebut karena mereka tidak mau menerima punishment akibat melanggar aturan.

2. Mencapai Target Perusahaan

Kinerja karyawan yang efektif tentu akan membuat performa perusahaan makin meningkat. Karyawan melaksanakan kewajiban dan tugas yang diemban sesuai pedoman dalam SOP perusahaan. Perusahaan pun makin mudah mencapai target yang diharapkan setiap bulan atau tahunnya.

3. Membantu Karyawan Memahami Tugasnya

Baik karyawan lama maupun karyawan baru, semua harus memahami tugas dan tanggung jawab mereka di perusahaan. SOP yang dibuat dengan jelas sangatlah membantu mereka untuk memahami aturan, kewajiban, dan cara melaksanakan tugasnya. Hasilnya, mereka akan lebih efektif dan mampu memberikan kinerja maksimal untuk perusahaan.

Apa Manfaat dari SOP?

Perusahaan pun akan mendapatkan segudang manfaat melalui pemberlakuan SOP. Berikut beberapa manfaat yang dihasilkan dari SOP.

1. Keterampilan Kerja Bertambah

SOP melatih karyawan agar tetap bekerja sesuai prosedur kerja yang telah ditetapkan. Karyawan pun jadi lebih terampil dan dapat mengembangkan skill terkait bidang pekerjaannya.

2. Risiko Kegagalan Berkurang

SOP dapat mencegah karyawan untuk melakukan kesalahan, baik sengaja maupun tidak. Risiko pun berkurang dan perusahaan tidak perlu mengalami kerugian besar akibat kegagalan tersebut.

3. Prosedur Kerja Tetap Konsisten

SOP memastikan bahwa setiap kegiatan dalam perusahaan berjalan konsisten demi menjaga kualitas produk atau layanan yang dihasilkan. Hasilnya, prosedur kerja dalam perusahaan tetap stabil dan konsisten sehingga menghasilkan kualitas yang lebih baik.

4. Adanya Keterbukaan Informasi

SOP memberikan informasi secara transparan mengenai standar kerja yang harus dilakukan terkait keselamatan, lingkungan, dan operasional kerja. Keterbukaan informasi ini akan menjaga karyawan sehingga mereka tidak akan mengalami situasi atau kondisi terburuk dalam bekerja.

Apa Saja Prinsip Penyusunan SOP yang Benar?

Penjelasan tentang fungsi, tujuan, dan manfaat SOP di atas pasti menyadarkan Anda mengenai pentingnya SOP di perusahaan. Ada beberapa prinsip yang harus dipenuhi ketika membuat SOP supaya pedomannya berjalan secara efektif. Inilah beberapa prinsip yang wajib ada dalam SOP:

SOP harus dibuat secara jelas sehingga mudah dipahami dan diterapkan oleh karyawan.
Isi prosedur harus bersifat efisien dalam menyelesaikan tugas atau masalah.
Setiap unsur SOP harus memiliki standar kualitas atau mutu yang dapat diukur.
Harus mempertimbangkan kebutuhan karyawan yang mengikuti SOP.
Setiap prosedur SOP harus selaras antara satu langkah dengan langkah lainnya.
Bersifat dinamis sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang selalu berubah.
Memiliki kepastian hukum terhadap setiap pelanggaran yang dilakukan.

Bagaimana Contoh SOP di Perusahaan?

Setiap perusahaan pasti memiliki SOP yang berbeda sesuai industri yang mereka geluti. Anda bisa memperhatikan salah satu contoh SOP di bidang pemasaran ini sebagai panduan.

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Bidang Pemasaran PT Adhitama

Pemasaran Produk Baru

Mengumpulkan data terkait pencapaian penjualan, hasil survei, dan hasil pengembangan bisnis.
Membuat program pemasaran yang berisi: nama program, potensi pasar, target, dan anggaran program.
Melaksanakan program pemasaran yang telah dijalankan di kantor pusat dan kantor cabang.
Melakukan evaluasi terhadap keefektifan program yang dijalankan berdasarkan kinerja, target, dan anggaran yang terpakai.

Contoh di atas merupakan garis besar SOP, jadi Anda bisa membuat pedoman yang lebih rinci supaya karyawan bisa mengikuti prosedur sesuai standar yang ditetapkan.

Apalah artinya SOP tanpa adanya penerapan yang efektif di perusahaan. Itulah pentingnya memantau setiap karyawan untuk memastikan bahwa mereka telah bekerja sesuai SOP yang berlaku. Tumbuhkan rasa antusias mereka untuk menjalankan SOP dengan memberikan rewards berupa Sodexo Gift Pass.

Voucher belanja ini dapat digunakan di lebih dari 640 merchants dan 23.700 outlets yang pasti sesuai selera karyawan Anda. Tertarik untuk mendapatkan voucher belanja ini? Hubungi Sodexo segera dan buat karyawan Anda lebih bersemangat hanya dengan Sodexo Gift Pass.

Sudahkah Anda memahami apa itu SOP setelah membaca artikel di atas? Jangan ragu untuk membuat SOP sesuai prinsip yang telah disebutkan supaya kinerja perusahaan Anda makin meningkat.