Anda pasti sudah familier dengan apa itu multitasking dan cara penerapannya dalam pekerjaan. Tuntutan pekerjaan yang selalu meningkat membuat Anda harus mengerjakan sejumlah tugas dalam waktu yang bersamaan. Pekerjaan akan selesai dalam waktu yang singkat apabila Anda menerapkan gaya kerja multitasking di kantor.
Tidak jarang multitasking membawa dampak buruk pada diri karyawan selama bekerja. Itulah pentingnya melakukan multitasking dengan benar agar karyawan tidak burnout akibat terlalu banyak bekerja. Bagaimana caranya? Ketahui dahulu kelebihan dan kekurangan multitasking serta langkah penerapannya dengan membaca artikel ini.
Mengenal Pengertian Multitasking
Multitasking merupakan kemampuan manusia untuk mengerjakan lebih dari satu tugas dalam waktu yang bersamaan. Manusia melakukan multitasking dengan harapan semua pekerjaan tersebut bisa selesai lebih cepat dan dalam waktu yang singkat.
Konsep sederhana dari multitasking adalah manusia fokus dan memberikan perhatian penuh pada satu tugas, kemudian berpindah pada tugas lain padahal tugas pertama belum selesai. Cara kerja ini dapat berakibat pada tumpang tindih perhatian manusia terhadap setiap tugas atau pekerjaan yang harus segera diselesaikan.
Kelebihan Multitasking
Multitasking memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu disadari oleh manusia, khususnya karyawan selama bekerja. Mari kita mulai dengan membahas kelebihan multitasking terlebih dahulu.
1. Menghemat Waktu Pekerjaan
Multitasking dapat menghemat waktu sehingga pekerjaan lebih cepat selesai. Anda melakukan berbagai pekerjaan atau tugas dalam waktu yang sama daripada mengerjakannya satu per satu sehingga memakan waktu yang lebih banyak.
2. Karyawan Tidak Menunda Pekerjaan
Multitasking juga membantu karyawan agar mereka tidak menunda untuk mengerjakan tugas yang diberikan. Karyawan berpikir bahwa setiap waktu harus digunakan untuk melakukan hal-hal penting sehingga mereka lebih fokus dalam bekerja. Mereka pun tidak mudah teralihkan dengan kondisi di luar pekerjaan karena sibuk menyelesaikan tugas yang harus dikerjakan.
3. Meningkatkan Kemampuan Kerja
Salah satu faktor yang meningkatkan kemampuan kerja karyawan yaitu multitasking. Pola kerja ini membuat karyawan terbiasa melakukan banyak pekerjaan dalam waktu yang cukup singkat. Tidak hanya itu, banyak perusahaan yang tertarik dengan karyawan yang mampu melakukan multitasking karena dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan.
4. Melatih Kemampuan Fleksibilitas dan Adaptasi
Multitasking dapat meningkatkan kemampuan fleksibilitas dan adaptasi karyawan selama bekerja. Karyawan tidak akan bergantung pada bantuan orang lain dan berusaha menuntaskan segala pekerjaannya secara mandiri. Mereka juga mampu beradaptasi dengan pekerjaan baru karena sudah terbiasa melakukan banyak hal dalam waktu yang sama.
Kekurangan Multitasking
Di balik kelebihan yang telah disebutkan di atas, ada pula kekurangan multitasking yang perlu menjadi perhatian karyawan. Apa saja kekurangannya?
1. Salah Menentukan Prioritas
Multitasking dapat berisiko pada kesalahan menentukan prioritas tugas yang harus diselesaikan. Idealnya, karyawan mengerjakan tugas dengan tenggat waktu yang mendesak dan tingkat kepentingan yang tinggi. Namun, multitasking membuat karyawan mendahulukan pekerjaan dengan skala prioritas terendah. Hal ini tentu dapat menguras tenaga karyawan sehingga mereka tidak sanggup menyelesaikan pekerjaan dengan skala prioritas tertinggi.
2. Mengganggu Efisiensi Kerja
Multitasking dapat menurunkan efisiensi kerja karena karyawan melakukan pekerjaan secara terburu-buru. Karyawan harus fokus pada pekerjaan utama, kemudian berpindah ke pekerjaan lain dalam waktu yang cukup singkat. Risikonya, pekerjaan menjadi terlambat untuk diselesaikan.
3. Menurunkan Kualitas Kerja
Multitasking juga berpengaruh pada kualitas hasil akhir pekerjaan. Karyawan tidak fokus terhadap satu pekerjaan sehingga kualitas pekerjaannya menurun karena melakukan multitasking.
4. Berdampak terhadap Kesehatan Mental
Multitasking sebenarnya sering menimbulkan perasaan stres dalam diri manusia. Karyawan akan merasa lelah secara fisik maupun mental karena berusaha menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat. Akibatnya, kesehatan mental terganggu sehingga mereka tidak akan maksimal dalam bekerja.
Tips Melakukan Multitasking dengan Benar
Anda bisa mengatasi kekurangan multitasking yang telah disebutkan di atas dengan melakukan lima tips di bawah ini.
1. Susun Skala Prioritas Pekerjaan
Kelompokkan tugas menjadi empat bagian, yaitu: penting dan mendesak, tidak penting tetapi mendesak, penting tetapi tidak mendesak, serta tidak penting dan tidak mendesak. Skala prioritas ini akan membantu Anda untuk mendahulukan tugas yang dengan tingkat prioritas yang cukup tinggi.
2. Buat Daftar Pekerjaan yang Harus Dilakukan
Daftar pekerjaan atau to-do-list berguna supaya Anda bisa mengetahui tugas yang harus segera diselesaikan. Meskipun terlihat sederhana, to-do-list dapat membuat proses pengerjaan tugas berjalan lebih baik.
3. Kelompokkan Pekerjaan yang Mirip
Konsep multitasking yang seharusnya adalah mengerjakan jenis tugas atau pekerjaan yang mirip. Anda tidak memerlukan waktu untuk beradaptasi dengan tugas yang berbeda dan harus dikerjakan secara bersamaan. Pengelompokan tugas yang mirip juga dapat menjaga pikiran Anda agar tetap fokus sehingga tidak ada waktu yang terbuang sia-sia.
4. Hindari Distraksi selama Bekerja
Distraksi merupakan hal yang harus dihindari jika Anda ingin melakukan multitasking. Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk menghindari distraksi, yaitu bekerja di ruang kerja khusus, mengurangi penggunaan smartphone selama bekerja, dan menggunakan pakaian yang sesuai dengan nuansa pekerjaan.
5. Tetap Memiliki Waktu Istirahat
Waktu istirahat sangat penting dalam bekerja agar Anda tidak mudah merasa lelah. Anda bisa mengalokasikan waktu 10 menit untuk beristirahat setelah berhasil menyelesaikan satu pekerjaan. Selama waktu istirahat tersebut, Anda tidak boleh mengerjakan pekerjaan agar tenaga dan pikiran tetap jernih ketika kembali bekerja.
Karyawan yang melakukan multitasking pasti memiliki semangat dan motivasi yang tinggi dalam menyelesaikan pekerjaannya. Anda perlu memberikan apresiasi atas kerja keras karyawan sehingga mereka bisa menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu yang sama.
Berikan Sodexo Gift Pass kepada karyawan yang bisa digunakan di lebih dari 650 merchants dan 23.000 outlets di seluruh Indonesia. Mereka bisa menggunakan voucher belanja ini untuk menikmati makanan favorit atau merawat diri sendiri di tempat perawatan. Hubungi kami segera untuk mendapatkan voucher belanja ini. Buat karyawan Anda lebih semangat ketika bekerja dengan memberikan Sodexo Gift Pass.
